Aktivitetsbaserat kontor - kan det verkligen vara något för oss?

Det aktivitetsbaserade arbetssättet innebär både fördelar och nackdelar – men är väl värt att pröva om man genomför det på rätt sätt.

Planera | ARTIKEL | AUG 2016

Aktivitetsbaserat kontor - kan det verkligen vara något för oss?

Aktivitetsbaserat kontor - kan det verkligen vara något för oss?

Frågan om aktivitetsbaserat arbetssätt kommer allt oftare till oss som jobbar med effektivitet, och det för det mesta med stor oro för hur det kommer att fungera. Ingen egen arbetsplats, ”pappersfritt”, små förvaringsutrymmen, kommer att bli störd, lyssna på musik, mat vid skrivbordet, ”clean desk” och en hel del andra frågor dyker snabbt upp för de som står inför den här förändringen. Några har redan kommit en bit på väg genom att ha jobbat i öppna kontor (med egen arbetsplats) medan andra går direkt från ett eget kontorsrum till att jobba aktivitetsbaserat.

Jag tycker personligen att i de flesta fall fungerar aktivitetsbaserat alldeles utmärkt, men det krävs en hel del jobb för att lyckas och få alla att trivas. Jag har också stor förståelse för de känslor som infinner sig inför ett sådant projekt. Första gången jag själv blev ”utsatt” för detta var mitt svar: – Då slutar jag!

Vad är egentligen ett aktivitetsbaserat kontor?

Den kortaste beskrivningen av ett aktivitetsbaserat kontor (eller aktivitetsbaserat arbetssätt som är en bättre beskrivning) är att man helt enkelt jobbar där hjärnan är och inte där skrivbordet står. Arbetssättet och dess kontorstyp bygger på att man inte har (eller har endast några få) egna fasta platser.

Ett aktivitetsbaserat kontor är oftast uppdelat i olika zoner; till exempel en aktiv zon, en mellanzon och en lugn zon. Den som arbetar där väljer plats beroende på sina behov för stunden. I den lugna zonen arbetar man tyst och ostört. I mellanzonen sitter man tillsammans med sina kollegor på liknande sätt som i ett öppet kontorslandskap. I den aktiva ytan möts man för diskussioner, arbete i grupp eller enskilt, oftast i en kaféliknande miljö.

Fördelar och nackdelar med aktivitetsbaserat arbetssätt

Det finns många fördelar, bland annat ökad trivsel, kreativitet och kunskapsöverföring eftersom man möter sina kollegor oftare och i flera olika situationer. Snabba beslut, ökad effektivitet och lokalens planering och inredning brukar också vara saker som hamnar på plussidan. Dessutom är det ett fantastiskt tillfälle att hitta ett mer flexibelt arbetssätt som utgår från varje person och dess förutsättningar.

På minussidan hittar vi ofta saker som har att göra med att man blir störd och har svårt att koncentrera sig, att man saknar tryggheten med att ha en egen arbetsplats samt att man ibland känner sig kontrollerad. Att jobba mer elektroniskt istället för på papper (vilket är en nödvändighet för ett aktivitetsbaserat arbetssätt) är också en stor omställning för många. Detta är saker som oftast går att lösa ganska bra om man genomför projektet på rätt sätt, men man får inte glömma att det i slutänden ofta kommer att visa sig att några personer kanske behöver få jobba lite annorlunda (eller mer traditionellt) för att det ska fungera.

Vad krävs för att lyckas?

Detta är en stor omställning för medarbetarna och många vill gärna prata om hur kontoret kommer att se ut. Det blir dock oftast väldigt bra med duktiga arkitekter och inredare. Det jag däremot tycker att man missar är att prata beteende och effektivitet i den nya kontorsmiljön.

Detta ska först och främst göras i god tid innan flytt och ska involvera alla i personalen. Fokus ska vara på vad som kan bli riktigt bra, men man får inte låtsas som att det inte kommer att finnas mindre bra (och för vissa personer till och med dåliga) saker när projektet är klart. I samband med detta bör alltså struktur, planering, möteseffektivitet, mailhantering, kommunikation, stresshantering och en del andra viktiga saker vävas in i projektet. Då blir det inte bara en flytt till aktivitetsbaserat kontor, utan man får möjlighet att hitta enklare och smartare arbetssätt på alla nivåer.

En annan viktig sak är syftet med förändringen. Om detta är oklart eller inte tillräckligt bra förmedlat så blir det en lång och jobbig resa. Här kommer därför några värdefulla saker att tänka på när projektet genomförs.

10 tips vid införandet av aktivitetsbaserat kontor

1. Förmedla ett tydligt mål med projektet

2. Börja i god tid (minst ett år innan flytt)

3. Involvera alla medarbetare

4. Informera om hur mycket förvaringsutrymmen varje person kommer att ha så alla vet vad man har att förhålla sig till

5. Boka in 1-2 kasta/strukturera-dagar så inget onödigt kommer med till nya arbetsplatsen

6. Bestäm och informera om vilka riktlinjer som kommer att gälla i nya kontorsmiljön, tex hur länge man kan vara ifrån sin arbetsplats utan att städa undan, vad som gäller för mat, musik och kläder vid arbetsplatserna, hur vi förhåller oss till möten i de olika zonerna och ljud i de tysta zonerna.

7. Satsa på utbildning för effektivt arbetssätt i Outlook (eller annat mailsystem) och struktur i datorn. Ju bättre varje person blir på att jobba elektroniskt, desto färre papper behöver skrivas ut och det blir ännu lättare att jobba flexibelt

8. Ha regelbundna uppföljningar av hur nya arbetssättet fungerar efter flytt

9. Genomför en ”stor” avstämning efter ca 6 månader (det tar minst den tiden innan alla har hunnit anpassa sig till alla nya vanor).

10. Låt medarbetarna jobba hemifrån ibland. Naturligtvis beror det på vilken roll och möjlighet man har till detta, men att jobba aktivitetsbaserat borde inte handla bara om kontoret, utan om ”var jobbar jag bäst och effektivast utifrån de uppgifter jag har just nu”.

Om ni har möjlighet, låt personalen göra studiebesök hos andra avdelningar eller företag som genomgått den här förändringen. Det är också bra att ta hjälp utifrån av någon som inte bara säger att allt blir superbra, utan kan titta med objektiva ögon och vara kritisk och konstruktiv under projektets gång.

Om någon idag hade ”tvingat in” mig i ett eget rum igen hade jag sagt: Då slutar jag!

Lycka till med projektet.

Gästskribent

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Planera

Dela:

Om skribenten

Niklas Lindberg är VD och grundare till Kompetensakademin Norden AB, och har i 20 år utbildat chefer och medarbetare i personlig effektivitet och möteseffektivitet. Han är Certifierad Internationell Business Coach och fokus i de olika coach- och utbildningsprogrammen är att hjälpa personer att få mer gjort, få ökad kontroll, minska stressen och få tid över till det som är viktigt. Jobba Smartare helt enkelt.

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill