För en tid sedan höll jag en föreläsning om Mental Ergonomi och PFC-modellen på Ikea. När vi pratade om svårigheten att göra en rimlig och hjärnvänlig dagsplanering, med 3-4 uppgifter att genomföra under sina arbetsdag, var det många som tyckte att det verkade svårt och hänvisade till de bränder som ständigt dyker upp och ska släckas. De där akuta sakerna som kan förstöra vilken sansad planering som helst.

Då tog en man till orda och förmedlade något väldigt klokt: ”Vår uppgift är att leverera platta paket – inte att rädda liv”. Ett påstående som ger ett sunt perspektiv till en väldigt vanlig vardagsföreteelse. Många agerar som om de arbetade med livräddning. Men, som en klok ung kvinna reflekterade när vi diskuterade detta; de flesta gör inte det och de som gör det hanterar vanligen akuta situationer bättre.

Är allt bråttom?

I den interaktiva träningen i mental ergonomi som jag tillhandahåller via internetbaserade verktyg stöter jag på det här problemet gång på gång. Många, som tränar på hjärnvänlig planering, menar att den stjälps av ad hoc-grejer som ständigt dyker upp och att det allt som oftast är bråttom. Med träning i medvetenhet och fokus inser de flesta att det är falskt alarm i många fall och att det lönar sig att stanna upp och omvärdera situationen. Slående ofta visar det sig att det inte är någon brand på gång, det har eventuellt börjat pyra lite och det kan räcka med att stänga av syreproduktionen som annars pumpar upp det till brand. Det vi fokuserar på växer som bekant.

Eftersom hjärnvänlig planering inte ska uppta mer än runt 60 procent av en arbetsdag finns det i de allra flesta fall tid att släcka små bränder under resterande tid. Det kan också behövas en omplanering förstås, ska vi agera på en stor brand behöver något annat prioriteras ner.

Det fina med ökad medvetenhet i stunden är att det ger tillgång till hjärnans lite långsammare System 2 (som Daniel Kahneman kallar det i sin bok Tänka snabbt och långsamt) som är vasst på att avgöra vad som verkligen är viktigt och bråttom. Och vad som inte är det. Vid första anblicken beslutar gärna vårt snabba System 1 att det är bråttom. Det är alltid bråttom när System 1 är i farten, och dessutom tror det här systemet att det har rätt. Medvetenhet och eftertänksamhet tillhör inte dess starka sidor.

Att agera för snabbt – slöseri med tid?

Jag har glädjen att bolla intressanta frågor med en man som har en ansvarsfull position inom IT och programmering, en värld där det ständigt händer saker och tempot är högt. Han berättade att han upptäckt fenomenet och insett att det ofta lönar sig att vänta lite. Han hade lagt märke till att det kan innebära bortspilld tid att agera för snabbt eftersom förutsättningarna lätt ändras efter en tid. Han har också noterat att mycket ”löser sig av sig självt” och då var det förmodligen inte så bråttom. Väldigt intressant! Jag är glad att jag har flera kloka människor, som delar med sig av sin syn och sin erfarenhet, omkring mig. Det är en sann gåva.

Vi ska naturligtvis inte nonchalera våra jobb och de arbetsuppgifter som dyker upp. Men många gånger går det på gammal vana att tänka bråttom, bråttom! Det är klokt att bryta den vanan. Det kan ske genom att stanna upp, andas ut och låta vår lite långsammare exekutiva hjärna ta över från reptilhjärnan. Den förra är så mycket bättre på att bedöma sanningshalten i ”bråttom”. Vi tjänar på att ge den en chans.