Det var 36 år sedan AFS 1980:14 ”Psykiska och sociala aspekter på arbetsmiljön” kom. Behovet har växt av en uppdaterad föreskrift,som fångar de stora förändringar som skett i arbetslivet de senaste decennierna.

Teknikens utveckling har ändrat synen på hur, när och var jobb utförs. Den ökade tillgängligheten på information och ett mer spritt kommunikativt flöde har skapat en mängd möjligheter samtidigt som det inneburit ett större individuellt ansvar och krav på en ökad förmåga till fokus och prioritering hos medarbetaren. Det uppstår lätt oklarhet angående ansvarsfördelning eftersom alltmer jobb görs individuellt, fritt och oövervakat. 

Otydliga mål kan uppstå på grund av allt fler förändringar, vilket gör att målbeskrivningarna skiftar och i många fall inte hinner förankras. Kommunikationen är många gånger för dåligt anpassad till situation och person. Mail från många olika personer där krav eller frågor ställs som kan resultera i en frustration hos mottagaren. Förväntas jag göra något, tills när, på vilket sätt?

Dessa exempel kan leda till motsättningar i en organisation, eller konflikter om de inte hanteras väl. Enskilda individer kan drabbas av kollegors frustration eller missnöje på ett sätt som faller inom ramen för kränkande särbehandling, vilket i vissa fall eskalerar till mobbning.

Mobbning största riskfaktorn

En europeisk studie visar att mobbning var den största riskfaktorn för återkommande sjukskrivning (Niedhammer, 2012). Definitionen på ”kränkande särbehandling” lyder så här i föreskriften: Handlingar som riktas mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa eller att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap.

Från stressad chef till inspirerande ledare!

Känner du dig överväldigad i din ledarroll? I så fall är du inte ensam. Med onlineutbildningen Leda mig själv, går du från stress och reaktivitet till självledarskap, fokus och starka teamresultat.

Kolla in vårt specialerbjudande på denna kraftfulla 1-timmesutbildning.

Transformera ditt ledarskap nu!

Kränkande särbehandling kan som sagt ha många olika orsaker men när någon medarbetare lyfter frågan är det alltid en subjektiv upplevelse, som kan vara mer eller mindre lätt att förstå för dig som chef.

Här följer ett exempel från en arbetsplats:

En kvinna vid namn Carin (hon heter egentligen något annat) blev sjukskriven i flera månader på grund av att hon upplevde sig mobbad på sin arbetsplats. Hon jobbade som konsult på ett stort internationellt it-bolag och hade ansvar för några stora projekt och ett antal små. Enligt hennes beskrivning av händelseförloppet startade det med att hon tackade nej till en after work med en av sina närmaste kollegor, vi kan kalla henne Anneli. Därefter blev hon inte inbjuden till en projektgrupp, där Anneli var med, kring ett ämnesområde som hon hade varit väldigt engagerad i en längre tid. Sedan upplevde hon att hennes åsikter aktivt motarbetades av Anneli i ett antal olika situationer och det blev alltmer svårt att mötas.

Efter en tid tyckte hon att bemötandet från andra också blev sämre och tänkte att Annelis informella ledarroll på avdelningen var en orsak till det. Bemötandet från kollegorna gjorde att Carin alltmer drog sig undan, fick problem med sömnen, ont i magen och kände spänningar i axlar och nacke.

När Carin till slut tog upp sina bekymmer med sin chef upplevde hon att frågan bagatelliserades och att hon inte fick något stöd.

Hur kan vi förebygga? Fem fokusområden för chefer

I detta exempel var Carin borta från jobbet i flera månader. Vad kunde du som chef ha gjort för att förebygga ett liknande händelseförlopp?

Här listar jag fem huvudområden att rikta fokus mot:

• Min egen chefsstil - Vad signalerar jag med mitt chefskap? Tilltro, prestigelöshet och optimism eller misstro, prestige och oro för hur det ska gå? Tar jag Carins signaler på allvar och lyssnar på henne?
• Klarhet, tydlighet och struktur - Löpande tydlighet med mål och uppföljning av dessa, klarhet kring roller och ansvarsfördelning, organisatorisk struktur som ger stabilitet i ett föränderligt arbetsklimat. Är det godtycke och gruppsykologiska faktorer som styr vem som gör vad eller är det kompetens? Skulle jag ha tittat på Carins bakgrund så hade jag sett att hon hade kompetens som passade i projektgruppen.
• Konflikthantering - Att på ett tidigt stadium ta tag i de konflikter som uppkommer och att ha en klar metod för att hantera dem. Jag kunde ha kallat Anneli och Carin till ett gemensamt möte för att reda ut vad som hänt och hur de mår.
• Stresshantering - Att ha koll på egen stressnivå, egna stressmönster samt veta hur medarbetarnas stress bäst kan bemötas. Hade jag uppmärksammat Carins och Annelis mående? Har jag tillräckligt tät dialog med dem för att veta när något inte är bra?
• Kultur och värdgrundsarbete - att arbeta systematiskt med att skapa ett uppskattande socialt klimat, präglat av tillit, stöd och positiv feedbackkultur. Hur tydligt är det på vår arbetsplats med frågor som bemötande, kommunikation och feedback? Vad händer om någon inte efterlever förväntningarna? Följer vi upp och korrigerar negativt beteende?

Om dessa punkter fungerar bra är riskerna låga för att kränkande särbehandling uppstår, om de fungerar dåligt ökar riskerna.

Hur ser det ut på din arbetsplats?

När det väl hänt – gör en utredning

När någon har flaggat för att ha blivit utsatt för kränkande särbehandling och frågan inte blir löst genom någon form av konflikthantering eller samtal med berörda parter, kan det vara bra att utreda saken.

Det kan exempelvis göras med en metod som heter ”faktaundersökning”, framtagen  av Helge Hoel (Universitetet i Manchester) och Ståle Einarsen (Universitetet i Bergen) .

Faktaundersökningen görs av en utomstående konsult med relevant utbildning och erfarenhet och går kortfattat till som följer. Intervjuer görs av de inblandade och relevanta dokument som mail, protokoll, policies, arbetsmiljökartläggningar, riskbedömningar eller liknande tas in och ses över. Med stöd av tillgängliga fakta görs en bedömning om kränkande särbehandling har förekommit.

Processen ska vara så objektiv och transparent som möjligt. Därför är intervjuerna inte sekretesskyddade eftersom den som blir anklagad eller utpekad för något ska ha möjlighet att stå till svars för det, precis som i ett rättssäkert samhälle. Utfallet av utredningen blir att kränkande särbehandling har förekommit eller att det inte har det. Om det inte har det kan det ändå i utredningen framkomma risker i organisationen som lyfts fram.

Utredningen görs som ett formellt svar på ett klagomål om mobbning på arbetsplatsen. Utredningen tar stöd från allmänna lagar och regler samt från organisationens specifika policies och regler. Utredningen är ett stöd till arbetsgivaren för att de ska kunna agera på ett korrekt och rättvist sätt.

Arbeta aktivt för hög trivsel

Den viktigaste uppgiften för arbetsgivaren för att förebygga kränkande särbehandling är ändå att aktivt arbeta för en arbetsmiljö med hög trivsel. För att uppnå detta krävs chefer som går nära sina medarbetare, för att förstå deras arbetssituation och perspektiv samt är tydliga och kan stötta medarbetarna, som arbetar under allt större press, med bland annat prioritering, regelbunden feedback och fokus.

Hur gick det då med Carin?

Hon blev kontaktad av HR på företaget och erbjöds handlingsinriktat coachstöd och efter ett tiotal samtal med en coach var hon redo att komma tillbaka till jobbet. Hon blev erbjuden att byta avdelning men valde med stöd från sina samtal med coachen att konfrontera sina kollegor och initiera en dialog kring kommunikationskultur och bemötande.